El Arte de los Eventos Online: lecciones aprendidas – Parte 1 de 2

Probablemente vamos a coincidir que el primer semestre del 2020 fue muy distinto a lo que nos imaginamos. Las restricciones impuestas en varios países para evitar picos de contagio del COVID-19 afectó a cada persona de distinta manera, dependiendo su situación personal y laboral. Todo lo que teníamos planeado, desde actividades, vacaciones e interacción con otras personas, se vió alcanzado por cambios inesperados.

El trabajo, en casi todos los rubros que conocemos, se vió directamente afectado. Si bien algunos gobiernos han generado acciones de ayuda económica y financiera, es probable que las mismas no hayan compensado completamente situaciones donde no se continuaron ejerciendo actividades laborales que permitían los ingresos económicos de muchas familias. Otras personas han podido seguir trabajando, aunque en un formato remoto e inclusive reducido. En este último caso el desafío, probablemente, ha sido cómo desarrollar estas actividades en espacios físicos reducidos, quizás con poco conocimiento de tecnología, y teniendo a tiempo completo hijos y/o personas a cargo.

En lo particular de mi caso soy un privilegiado: continué trabajando sin interrupciones, de manera 100% remota, y junto a un gran equipo de trabajo con el que generamos una dinámica que facilitó mucho las cosas. Nos hemos tenido que adaptar, por supuesto, a situaciones particulares y entender que cada persona tiene sus tiempos y espacios. El cómo medir los resultados se transformó, y cómo complementarnos como equipo fue un gran (y lindo) desafío.

Pero esta situación, y me refiero a la existencia de restricciones y cuarentena, también afectó la manera de hacer y consumir eventos. Muchos fueron cancelados, otros cambiaron de formato, y varios ingresaron en una zona gris. Los que finalmente se ejecutaron, online por supuesto, se han tenido que retransformar para llamar la atención de los asistentes, que al fin y al cabo son personas que han sido afectadas de alguna manera, en lo personal y laboral, por todo este contexto.

En el rubo de IT vimos aparecer una multitud de eventos: pequeños, medianos, grandes, a toda hora y en todo canal Techie de YouTube o red social. Desde sesiones breves hasta maratones de 72 horas seguidas, en múltiples idiomas y con múltiples temas.

En esta serie de publicaciones voy a repasar las lecciones aprendidas que he tenido en este primer semestre del año, junto a grandes profesionales y amigos, en relación a la ejecución de eventos, conferencias y meetups online. Si bien mi experiencia es sobre eventos de Tecnología, puede que muchos de los puntos también apliquen a otro tipo de eventos.

Un poco sobre mi experiencia

El primer evento de tecnología (y presencial) al que asistí fue el lanzamiento de Windows 95 en Argentina. Nunca voy a olvidarme del mismo: no solo porque fue el primero, y no tanto por la “tecnología”, sino porque en el mismo un grupo de personas comenzaron a insultar, maldecir y desear el peor de los finales para Microsoft. Luego, y en forma intermitente, participé en otros eventos hasta que a partir del año 2012 logré regularidad en la organización, ejecución y participación en eventos.

Entre los más importantes que tuve la posibilidad de organizar puedo destacar .NET Conf (ahora vOpen Tech), Global Azure Bootcamp, Visual Studio Launch Event, y Global AI Tour. Casi todos estos eventos fueron presenciales, a excepción del último que fue ejecutado 100% online.

Un formato que me encanta y ejecutamos todos los meses son las Meetups, donde desde NET-Baires, la comunidad más grande de .NET en la Argentina y que está ampliando sus fronteras hacia Latam, comenzamos a ejecutar los últimos meses de manera remota, luego de casi 5 años de ininterrumpidos encuentros mensuales en formato presencial.

Como asistente a eventos participé en muchos. Y específicamente los últimos meses tuve la posibilidad de estar en varios online, multitudinarios como el Microsoft Build (100 mil personas) y el MVP Summit (3000 asistentes), hasta otros menos corporativos y más de comunidad como el Global AI Tour CDMX y Get-Cs Week (entre 100 y 500 personas).

Lecciones Aprendidas

Te contaré los aprendizajes que tuve durante los últimos 4 meses de eventos online, tanto por ser parte de equipos de organización, como orador y por supuesto como asistente. Estos aprendizajes incluyen también mi experiencia con plataformas y canales de transmisión, y algunos otros aspectos más techies que quizás puedan ayudarte para tus eventos y meetups. ¡Veamos cuales son!

Previo al Evento

Previo al evento suceden varias cosas, y dependiendo el tamaño del mismo pueden llevar algunas semanas o varios meses. Aquí no voy a identificar todos, dado que no es el objetivo de la publicación. Solo quiero resaltar algunos a tener en cuenta y que considero diferenciales para formatos digitales.

• Duración del Evento. La duración de eventos online es todo desafío. En mi caso llegué a la conclusión que existen básicamente 2 tipos de eventos que impactan en este punto: 1) aquellos que duran mucho tiempo y buscan volumen de asistentes; 2) aquellos que, si bien también buscan cantidad, esperan mantener conectados a los asistentes durante el evento. Mi experiencia y feedback en cuanto a la duración es la siguiente::
  • Eventos largos (≈24 horas ó +): pueden abarcar varias zonas horarias, de modo tal que si una zona tiene desventaja por el horario de inicio, luego puedas lograr sumar a las personas en un horario razonable. Se estilan eventos de 24 horas, donde los speakers hacen 2 o 3 presentaciones en vivo de la misma charla. Fue el caso del Microsoft Build, donde las charlas principales tuvieron 3 ejecuciones reales. Son complejos de organizar y cansadores, pero tienen un alcance global.
  • Eventos cortos (≈4 horas): son eventos que por naturaleza están focalizados en una zona horaria. Los speakers no repiten sus charlas, son simples de organizar y llevaderos para todos. Como tienen poca capacidad para alojar charlas, puede utilizarse la estrategia de ejecutar eventos cortos en varios días, como fue el caso del Global AI Tour, donde por 3 sábados hicimos 1 edición cada día de 4 horas de duración. En mi caso, es el tipo de evento online preferido.
  • Eventos intermedios (≈8 horas): es un evento online de todo el día. Según mi experiencia, son eventos cuyo foco no es el mantener conectado a los asistentes, sino lograr volumen de personas con participación intermitente. En lo personal, son eventos que evito organizar y ejecutar en formato digital.
  • Meetups (≈1 a 2 horas): las meetups online han venido a reemplazar (no sabemos si temporalmente o se han ganado su lugar) los clásicos eventos presenciales que se conocen con el mismo nombre. La duración suele ser de entre 1 (mínimo) y 2 horas (considero que es el máximo tolerable), simples de organizar y menos estructurados comparados con las dos opciones anteriores. Recomiendo este tipo de formato y, de hecho, es el que ejecutamos todos los meses desde NET-Baires.

• Días y Horarios del Evento. Una parte de este tema ya lo hemos tocado en el punto anterior. Pero hay aspectos adicionales para eventos cortos que vale la pena repasar: ¿qué días y en qué horario los hacemos?
  • Eventos largos: al ser de 24 horas, lo único en particular a elegir es el horario de inicio para la principal zona horaria a la que queremos llegar.
  • Eventos cortos: este tipo de eventos pueden resultar tanto dentro como fuera del horario laboral, e inclusive los sábados (como hemos elegido nosotros para el Global AI Tour): todo dependerá del público target. Si es un evento de comunidad, probablemente la opción de fuera de horario o sábados sea más adecuada.
  • Eventos medianos: al ser eventos de todo el día (8 horas), deberíamos focalizarnos en 1 o 2 zonas horarias a las que quisiéramos captar la atención.
  • Meetups (entre 1 y 2 horas): normalmente las meetups fomentan un ambiente de relacionamiento (networking) y relajado entre los participantes, por lo cual el after office se lleva todos los premios (es decir, es el más elegido).

• ¿Registro? Depende. Solicitar registro para un evento que luego podrá ser accedido por YouTube o transmisiones en vivo por redes sociales abiertas, no tiene tanto sentido si no se brinda un valor agregado por haber hecho el esfuerzo de llenar datos en el formulario. En forma particular participé en varios eventos que solicitaban registro, pero SABÍA que en el momento de iniciar se iba a conocer la URL para poder ingresar. ¿Para qué registrarme si puedo participar igual? ¿Por qué voy a brindar mis datos? Es aquí importante entender que debemos tener un diferencial que lleve al asistente a registrarse.
  • ¿Qué puedo hacer para eventos gratuitos? La estrategia elegida para los eventos que organicé fue, por ejemplo, que todos pueden ver y escuchar las charlas sin restricciones y sin registrarse. No obstante, para interactuar con el speaker, participar de juegos o, incluso, tener chances de ganar premios, debías de estar inscripto previo al inicio. Otra estrategia para lograr “registrados” es el asociar esa acción a la posibilidad de acceder a material adicional, contenido exclusivo durante ó post-charla.
  • ¿Y los eventos pagos? Los eventos pagos NATURALMENTE deberán tener inscriptos, sino no deberías de poder ingresar al mismo por una URL pública sin autenticarte o tener un código de único acceso.

• Roles del Equipo. En un evento presencial existen roles en el equipo, para que cada uno tenga foco en alguna tarea o grupo de tareas. En los eventos online sucede lo mismo, aunque en este punto quiero destacar algunos específicos que aprendí con la experiencia:
  • Productores: son aquellas personas que van a velar porque la transmisión online salga lo mejor posible. Actividades como dar entradas a speakers, habilitar el compartir escritorio, reproducir transiciones, publicidades, mutear y desmutear participantes, todo es gestionado por los productores. Es como manejar “cámaras” y “sonido” en el ambiente de TV, pero con el software / servicio que elijamos para transmitir.
  • Revisores de Contenido: son las personas que revisan el contenido de los cometnarios y chats. El espíritu no es reducir voces, sino el de evitar robots de software (o robots de carne y hueso) que invaden con publicidad o comentarios ofensivos. Ojo con este punto, que no es menor. En un evento presencial es díficil imaginarnos a un vendedor de drones que se ponga a gritar en medio de una sala, pero en un evento virtual puede ocurrir, y genera una MUY MALA experiencia para el asistente.
  • Moderadores: personas que identifican quién “levantó la mano” en un evento, ó identifican preguntas y/o comentarios en los chats que pueden ser re-utilizados en la transmisión. Tienen un objetivo distinto a los revisores de contenido, y por eso los diferenciamos.

• Bloqueos de agenda para los Oradores. Buscar temas interesantes, speakers diversos, y seleccionarlos ya es una tarea díficil. Suponiendo que lo hemos resuelto, es importante cuidar la experiencia de los oradores y que lleguen a horario. En un evento presencial, un Speaker de otro país debe viajar, y es muy poco probable que se equivoque de horario ya estándo localmente con nosotros. En cambio, en un evento digital, las zonas horarias son a veces generan confusión y terminan siendo un problema.
  • ¿Cómo solucionarlo? Envía bloqueos de agenda claros y personalizados para cada speaker, donde se reserve tiempo previo suficiente para conectarse a su slot, con una guía CLARA de cómo hacerlo. Mejor experiencia para el speaker, más tranquilidad para el equipo organizador. El link que envíes a los oradores debe ser privado y se DEBE mantener en privado, evitando autenticaciones complejas e innecesarias.

• Pruebas técnicas previas para Oradores. Es muy recomendado hacer pruebas técnicas con Oradores días anteriores puede evitar problemas, y problemas que pueden terminar siendo tontos pero que opacan la transmisión. Corroborar que Oradores puedan compartir pantalla, que su audio funcione bien, que su cámara esté bien configurada, todo ayuda a que el día del evento (donde hay muchos temas que atender) las cosas sean más simples. Asimismo, explicarle cómo se moderará contenido y acordar cómo le llegarán avisos en caso que deba corregir algo mejoran la experiencia general del evento.
  • ¿Qué hacer? Días previos al evento en vivo, brindar algunas opciones a los speakers para que puedan hacer pruebas. Sugiero que sea en diferentes zonas horarias dado que sólo tomará unos minutos.

Durante el Evento

En el momento de ejecutar el evento, probablemente tener agilidad y efectividad en las acciones sea diferenciador para que las cosas salgan de la mejor manera posible. Revisa las siguientes sugerencias, producto de lecciones aprendidas, porque quizás varias de ellas te puedan ser de valor.

• Canal de comunicación alternativo para Organizadores. Esto aplica para eventos, y no para Meetups. En un evento presencial, si queremos cruzar feedback o brindar indicaciones a otro organizador simplemente hablamos en voz baja, nos reunimos en una habitación separada del evento o nos miramos. Pero en un evento online, esto no es tan simple. No asumamos que por WhatsApp o Slack vamos a poder solucionar todo. Los organizadores NECESITAN un canal de comunicación constante y alternativo al de la transmisión.
  • ¿Cómo hacerlo? Puedes utilizar Skype o Teams con salas especiales para esto, mientras el evento se desarrolla en vivo por otro canal o sala. Quienes transmiten el evento (los “Productores”) estarán transmitiendo una de esas salas hacia el público final, por lo cual podemos tener otras que no salen al aire.

• Canal de comunicación alternativo para Oradores. Esto aplica para eventos, no para Meetups. De la misma manera que los organizadores necesitan estar comunicados, podemos generar salas para que cada Speaker tenga su lugar, aislado del resto y previo a su charla, para que pueda ingresar y probar que todo funcione bien. Cuando llegue el momento de que salga en vivo, el Productor comenzará a transmitir esa sala específica donde está el Orador.
  • ¿Cómo hacerlo? De la misma manera que el punto anterior. Puedes utilizar Skype o Teams con salas especiales para esto, mientras el evento se desarrolla en vivo por otro canal o sala. El Orador podrá ingresar antes, probar todo, tranquilizarse, y estar acompañado por alguno de los organizadores en el caso que necesite algo.

• No esperes presencia constante. En un evento presencial, un asistente se moviliza hasta un lugar para participar. De alguna manera, tiene algún tipo de exclusividad en tiempo y espacio para el evento. Durante el mismo puede que salga de la sala a hablar por teléfono, que haga “networking” en los pasillos, pero de una u otra forma seguirá en el evento. Online, sin embargo, salirse es tan fácil como cerrar la web o desconectarse. No te frustres y no esperes presencia constante de los asistentes, dado que probablemente estarán haciendo otra cosa mientras escuchan de fondo las charlas hasta que llegue una actividad que les despierte el interés de volver a focalizarse. Intenta que el contenido sea de valor, quelos intermedios no generen espacios vacíos, y de esa manera se logrará una media de participantes estable.

• Señalizaciones durante las charlas. Recuerda que un asistente puede ir y volver en cualquier momento a través de los canales online que ofrezcas. Por eso considero importante, cada tanto, tener señalizaciones digitales que respondan a las siguientes preguntas: 1) ¿qué charla se está ejecutando?; 2) ¿qué actividad viene luego?; y en forma deseable 3) ¿algo para resaltar durante la charla? El punto 1 y 2 parecerían que pueden reempalzarse con la agenda online, pero debes entender algo: hay personas que no miran la agenda. El punto 3, si lo queremos llevar adelante, requiere de una persona especializada que esté prestando atención a la charla para identificar algo de valor y destacarlo en un “banner” directo en la pantalla, incluyendo (por qué no) comentarios del chat que tenga el público.
  • ¿Cómo hacerlo? El cómo hacerlo depende de la herramienta de transmisión seleccionada (ver más adelante sección dedicada a esto). Pero aquí la pregunta no es tan técnica, sino más bien procedimental. El punto 1 se puede planificar, dado que ya sabemos cuáles son las charlas, los speakers, y los temas que van a darse. El punto 2 también lo podemos planificar, por lo cual de alguna manera podemos prepararlo previamente. El más complejo de realizar, pero no imposible, es el 3: debemos tener cuidado, y a veces es mejor no hacer nada antes que hacerlo con dudas o fallas.

• Cuidado con los tiempos intermedios. En un evento presencial, cuando finaliza un Orador los asistentes pueden charlar con otros, realizar llamados, tomar algún refrigerio, etc. Pero en un evento virtual, no tenemos control sobre estas acciones. ¿Qué hacemos entonces con los tiempos intermedios entre charla y charla? Resolver este punto satisfactoriamente puede cambiar, por experiencia lo digo, la cantidad de asistentes promedio durante la jornada dado que colabora en la retención del público.
  • ¿Qué podemos hacer? Tenemos varias alternativas, entre las cuales destaco: 1) música y transiciones interactivas entre charla y charla; 2) combinar lo anterior con un rol de presentador, que haga una retrospectiva de la charla anterior, no técnica, que comente lo que se viene, y que brinde mensajes cortos y claros de acción a los asistentes (llenar una encuesta, ingresar a un formulario para un juego online, etc). En cualquiera de los casos, no te olvides de revisar los derechos de autor de la música que pases: no queremos multas, ni bloqueos online.

• Transiciones Interactivas. Llegó el punto de analizar qué actividades podemos realizar para mantener al público conectado. Una muy buena opción es incluir actividades interactivas, como algún juego online para que los asistentes participen o alguna votación que sea simple de realizar. No todos participarán, dado que algunas personas irán al baño, otras atenderán asuntos laborales o personales, y algunas quizás se desconectarán. Pero lo improtante es tener diversas alternativas para captar la atención.
  • ¿Cómo lo hacemos? De mi experiencia, te puedo sugerir utilizar aplicaciones como Kahoot para juegos online, o nubes de palabras, o formularios simples de llenar. Si hacemos un juego, puede ser sobre la charla anterior o un tema de actualidad. Si hacemos una encuesta, podría ser de relevamiento sobre el tema que sigue. Si elijes no hacer nada, al menos toma la sugerencia de poner música, y una placa que agradezca a los sponsors y anuncie próximas actividades.

• Evita el spoiler. Y lo digo porque me pasó: ¡cuidado con este punto! Voy a contar una experiencia personal durante el Global AI Tour. Al cierre de las ediciones entregamos premios en base a los resultados de un juego: el asistente registrado y que había quedado en primer lugar recibía el premio mayor, y los restantes ganaban otros variados. En el momento del anuncio de los ganadores, yo estaba recibiendo audio desde un canal interno (es decir previo a la transmisión de YouTube, que no tiene delay). Esto significa que estaba escuchando cosas que aún no habían salido al aire. No se me ocurrió mejor idea que anunciar a los ganadores por audio y por el chat. Resultado: los asistentes leían a los ganadores y aún faltaban 20 segundos para que sean anunciados por audio al aire. ¡Terrible!
  • ¿Cómo solucionarlo? Primero, teniendo en cuenta el retraso que te comento en el audio y video. Segundo, la persona que anuncia por chat los eventos debe estar subida a la transmisión en vivo, no a la transmisión interna.

• Presta atención a la inclusión y diversidad. Hoy, más que nunca, considero que debemos contribuir en generar cada vez más inclusión y fomentar la diversidad en todo tipo de situaciones, y los eventos no son una excepción. Lograr un subtitulado o traducción de contenido es muy simple en comparación a eventos presenciales, y pueden ayudar a que más personas puedan participar.
  • ¿Cómo puedo hacerlo? Hoy la tecnología nos da soluciones muy simples y bastante efectivas. Desde PowerPoint que permite el subtitulado en tiempo real, hasta plataformas de transmisión que facilitan traducción en tiempo real. Por supuesto, no estamos solucionando TODOS los casos, pero hay muchos que con muy poco esfuerzo podemos incluirlo.
  • El subtitulado no es el único tema de inclusión y diversidad posible, pero es uno que me pareció muy simple de resolver y que puedes implementar casi sin esfuerzos.

¿Te gustó la publicación hasta aquí? Bueno, quedan tres temas fundamentales por tratar: lecciones aprendidas posteriores a la ejecución del evento, elección de la plataforma de transmisión, y elección de los canales de transmisión. Te invitamos a recorrer la siguiente publicación que trata sobre estos temas.