El Arte de los Eventos Online: lecciones aprendidas – Parte 2 de 2

Erich Fromm escribió un libro que marcó mi adolescencia: “El Arte de Amar”. Esta publicación comienza afirmando lo siguiente: “… ya que el amor es un arte, debe aprenderse como se aprenden las artes, con disciplina, mucha constancia y concentración”. Organizar y ejecutar eventos, ya sea en formato presencial u online, también lo es para mi. Por eso, al igual que el resto de las artes, requiere práctica, disciplina, mucha constancia y concentración.

Esta es la segunda parte de mi publicación sobre las lecciones aprendidas de estos últimos meses sobre los eventos online. Revisa la primera parte si aún no lo hiciste. ¡Espero que lo disfrutes!

Luego del Evento

El evento no finaliza cuando se termina. Quedan algunas actividades, posteriores, que dependiendo su magnitud pueden significar más o menos tareas. Desde pago a proveedores, hasta agradecimientos e informes, son varios los puntos a atender.

Aquí, como en el resto de la publicación, no haremos un recorrido exhaustivo, sino que vamos a revisar algunos puntos destacados para formatos digitales, y que en lo particular me han llamado la atención.

• ¡Actualiza la Web! En lo personal, no hay una experiencia peor para el Asistente (que presta atención a estas cosas) que ingresar a la web del evento y encontrarse con el “Registrate aquí” como si aún no se hubiese ejecutado. No te olvides de actualizar tu web, agradecer al público, e inclusive poner a disposición a través de este canal el material generado.
  • ¿Cómo hacerlo? Removiendo los indicios de registro al evento online, salvo que quieras mantener la posibilidad de acceder a algún contenido privado. Poniendo una placa de agradecimiento, botón para ir a los videos en caso que se hayan grabado, etc. Todo es bienvenido, a excepción de mantener tu web como “si nada hubiese pasado”.

• Difunde la entrega de Premios y Reconocimientos. Si hubo sorteos durante el evento, pide autorización para difundir los nombres y, por qué no, fotos de los ganadores con los premios que han ganado. Esto ayuda a la transparencia, y también a entender que el evento no fue fugaz. Es muy fácil hoy hacer transmisiones en vivo que “prometan” cosas, y una manera de diferenciarte es la de luego mostrar que tus promesas fueron cumplidas.
  • ¿Qué puedo hacer? Incluye un espacio en tu sitio del evento para difundir los ganadores, qué ganaron, e inclusive dar fe a través de fotos. Puedes tomar un ejemplo del Global AI Tour.

• Cierra tu Evento con conclusiones y métricas. ¿Qué dejó el evento? ¿Qué impacto generó? Datos numéricos y conclusiones humanas ayudan a entender qué valor agregó el evento en una época donde se han multiplicado las iniciativas. Probablemente necesites fondos de inversión para futuros eventos, entregar premios, pagar suscripciones de las plataformas digitales de transmisión, y dar un cierre con coclusiones y méticas ayuda a que los patrocinadores te valoren. Ayúdalos a entender el valor que ha tenido participar, en un formato online, para que vuelvan a elegirte como una posible inversión futura.
  • ¿Qué puedo hacer para todos? Incluye un espacio en tu sitio del evento para difundir métricas y conclusiones de impacto para tu evento. ¿A cuántas personas se ha impactado? ¿De qué manera? ¿Cuál fue el feedback del público? Puedes tomar un ejemplo del Global AI Tour.
  • ¿Qué puedo hacer para los Patrocinadores? Específicamente para los sponsors, se pueden presentar métricas especiales donde les indiquemos cuántas veces su marca apareció online, cuántos minutos, de qué maneras, e inclusive (si existen la posibilidad técnica) contarles las métricas de impacto (cuantos clics, cuántos contactos, etc).

Sobre la Plataforma de Transmisión

Cuando hablamos de plataforma de transmisión, hablamos del software que nos ayudará al resultado que saldrá en vivo y en directo por los canales que elijamos. Nótese que diferenciamos “plataforma” de “canales”, si bien puede ocurrir que utilicemos productos o servicios que son, en sí mismo, ambas cosas.

Por ejemplo: Microsoft Teams nos permite utilizar su plataforma, generar eventos, gestionar presentadores y asistentes, y también es un canal de transmisión (es decir, los asistentes ingresan allí para consumir el evento. Algo similar pasa con YouTube, Zoom, etc. Pero hay otros casos en los que no nos alcanzarán sus funcionalidades, y tendremos que utiliza plataformas especializadas para la producción del evento, y su resultado transmitirlo a través de canales.

Paso a recorrer algunas plataformas que utilicé, indicando si son también canales y brindando algunas conclusiones:

• Microsoft Teams (modo Meeting). No requiere de una suscripción paga, y puede usarse en forma gratuita con una cuenta Microsoft. Las principales funcionalidades son:
  • Es una plataforma y canal de transmisión. La funcionalidad de plataforma tiene limitadas funciones de sólo gestión de participantes.
  • Permite hasta 250 personas en simultáneo.
  • No requiere cliente instalado: los asistentes pueden ingresar mediante una URL.
  • En caso que querramos tener una sala de espera, también podremos configurarlo.
  • Tiene la funcionalidad de “levantar la mano” para preguntar.
  • Permite compartir escritorio, y transmitir video.
  • Los asistentes pueden chatear y hablar por voz.
  • No existe delay entre la transmisión y la recepción de los asistentes.
  • En versiones pagas permite la grabación automática de hasta 4 horas.
  • Una contra es que no hay manera de evitar que el público se desmutee solo.
  • La función de plataforma no tiene en forma nativa banners, titulos, ni otros elementos.

• Microsoft Teams (modo Event). Requiere de una suscripción paga. En comparación al modo anterior, aquí el público no tiene tanta interacción dado que no es una meeting. Algunas características:
  • Es una plataforma y canal de transmisión.
  • Permite hasta 10 mil personas en vivo, y la transmisión es unilateral: del Speaker hacia el Asistente.
  • No requiere cliente instalado para los asistentes. Sí requiere clientes instalado para los productores y oradores.
  • El asistente tendrá posibilidad de enviar preguntas y comentarios a un QnA que puede ser moderado.
  • Permite compartir escritorio, y transmitir video.
  • Es importante indicar que en este modo (Live Event) existe una demora de entre 20 y 30 segundos en la transmisión.
  • La función de plataforma no tiene en forma nativa banners, titulos, ni otros elementos.

• Zoom. Software muy utilizado, que tiene una versión gratuita (sesiones de 40 minutos) y que permite en sus versiones pagas mayor duración. Es muy simple de utilizar, y una buena alternativa a Teams. En sí mismo ya es un canal de transmisión. Permite compartir escritorio, y transmitir video.
  • Es una plataforma y canal de transmisión.
  • No requiere cliente instalado para los asistentes. Sí requiere clientes instalado para los productores y oradores.
  • El plan free soporta 40 minutos de sesiones grupales.
  • Permite interacción entre los asistentes y hacia los Oradores, tanto por chat como por audio / video.
  • Existen planes de 100, 300, 500 y 1000 participantes simultáneos.
  • Los planes pagos soportan grabación.
  • La función de plataforma no tiene en forma nativa banners, titulos, ni otros elementos.

• YouTube Live. Es la opción de transmitir en vivo de YouTube.
  • No requiere descarga de clientes. Tiene funciones vía web tanto para asistentes como para Oradores.
  • Permite compartir escritorio, y transmitir video.
  • No tiene límites en cantidad de asistentes.
  • Permite diferentes tipos de calidad, los cuales incrementan o disminuyen el delay en la transmisión (puede ir desde 5 a 30 segundos).
  • No permite interacción de los asistentes por audio ni video.

• StreamYard. A diferencia de los anteriores, es una plataforma pero NO ES un canal. Es decir, puede utilizarse StreamYard para producir la transmisión, pero hará falta un canal para que los asistentes puedan verlo. Entre las principales funcionalidades:
  • Permite realizar planos de cámara, limitados pero simples de usar.
  • Permite incluir banners durante la transmisión.
  • Facilita la gestión de chats a través de la misma plataforma.
  • En versiones gratuitas, permite transmitir hacia un canal entre: Facebook, LinkedIn, YouTube, Periscope, Twitch o un RTMP personalizado.
  • En versión gratuita, permite hasta 5 presentadores con 1 sola cuenta de acceso.
  • En versiones pagas, permite ingresar nuestro logo, configurar entradas de diversos Oradores y personalizar fondos de pantalla.
  • Existen planes para realizar la transmisión hacia varios canales en simultáneo, entre los anteriores comentados.
  • Es MUY simple de utilizar y no requiere instalación de ningún cliente.
  • No permite la interacción del público en el chat ni con audio / video. Esta interacción se puede realizar, en forma limitada, según el canal de transmisión final.

• OBS. Sin lugar a dudas la plataforma más utilizada para producir y transmitir a varios canales en simultáneo. Funcionalidades:
  • Permite realizar planos de cámara, limitados pero simples de usar.
  • Permite incluir banners durante la transmisión.
  • Permite retransmitir a múltiples destinos, muchas más que la opción anterior, como por ejemplo Facebook, LinkedIn, YouTube, Periscope, Twitch o un RTMP personalizado.
  • Es GRATUITO.
  • No permite la interacción del público en el chat ni con audio / video. Esta interacción se puede realizar, en forma limitada, según el canal de transmisión final.
  • Su operación requiere (a mi parecer) de una persona dedicada a este rol y con algo de práctica + conocimientos técnicos.

Si debo recomendar plataformas, y en base a mi experiencia, puedo sugerirte:

• Para Meetups: Microsoft Teams. Permite interacción entre los participantes, no requiere de instalación de clientes, y es muy fácil de utilizar. No requiere configurar ningún canal adicional, y tampoco requiere suscripciones pagas.

• Para Eventos: a diferencia de una Meetup, un evento debería hacer uso de placas, banners e indicadores.
  • Si quieres una solución rápida incluyendo estas funcionalidades, te sugiero StreamYard: tiene una opción gratuita y es sencilla de utilizar. En caso de que quieras una experiencia más profesional, sin lugar a dudas OBS es un gran aliado.
  • En caso que no necesites una producción sofisticada (no banners, no logos) y te alcance gestionar participantes, quédate con Microsoft Teams o YouTube Live.

Sobre los Canales de Transmisión

Cuando hablamos de “Canales”, nos referimos a los medios a través de los cuales los Asistentes podrán vernos, escucharnos y chatear.

Como hemos repasado en párrafos anteriores, algunas de las plataformas anteriores ya son un “canal”. No obstante, existen casos en donde estamos utilizando una plataforma (como StreamYard u OBS) y lo que generamos se transmite a uno o más canales.

Ejemplos de canal son:

• YouTube.
• Facebook.
• LinkedIn.
• Instagram.
• Twitter.
• Alguna plataforma propia.

¿Cuál es la recomendación? ¿Transmitimos a uno o varios canales en simultáneo? Realmente, existen pros y contras en la decisión que tomemos, y todo depende si el evento es abierto y público, o privado a personas que se hayan registrado o comprado una entrada virtual.

Repasemos algunso puntos basados en mi experiencia:

• Transmitir a un solo canal:
  • Pros:
    • Focaliza al público y lo concentra en un solo canal.
    • Es más simple para revisar comentarios y moderar participación.
    • Es más simple para los asistentes entender dónde deben ingresar.
    • No genera diferencias en la participación de los asistentes, y los diálogos son concentrados en un solo lugar.
    • Requiere poca preparación técnica previa.
  • Contras:
    • Si el canal elegido tiene poca afluencia de personas, quizás el evento pase más desapercibido. A veces, canales como YouTube o Facebook promocionan contenido en vivo y esto genera más visitantes a nuestra transmisión.
    • Los asistentes no pueden utilizar su aplicación favorita: las personas están forzadas a utilizar la que tu determines.
    • Si el link no es simple de recordar o no estuvo bien señalizado en las invitaciones, puede generar una problemática.

• Transmitir a varios canales en simultáneo:
  • Pros:
    • Mayor visibilidad. Las personas, desde sus redes favoritas, tendrán la posibilidad de verte y “engancharse” con tu contenido.
    • Más opciones para los asistentes, de esa manera pueden tener una experiencia agradable con herramientas que ya conocen.
  • Contras:
    • Puede que en algún canal con poca afluencia, no haya nadie viéndote. Eso puede generar una mala publicidad.
    • Deberás revisar y moderar contenido en diferentes lugares. Seguramente necesitarás ayuda.
    • Ante alguna eventual falla técnica, es más difícil de resolver estando en vivo. Seguramente necesitarás ayuda.
    • Requiere más trabajo previo de preparación técnica.

Conclusiones

La organización de eventos realmente es un arte: requiere práctica, disciplina, mucha constancia y concentración. No todos los eventos saldrán como esperabas: algunos tendrán problemas técnicos, otros tendrán pocas personas conectadas, y en otros sucederán situaciones que deberás aprender a manejar con agilidad. Probablemente la experiencia te vaya guiando para generar experiencias inolvidables para tus asistentes, y eso requiere de tiempo.

Si estás leyendo esto porque estás pensando en organizar tu primer evento online, mi sugerencia es que tomes lo que más te haga sentido de estas lecciones aprendidas y lo pongas en práctica. Con el tiempo y repetición lo harás cada vez mejor.

Si, en cambio, estás leyendo esto luego de haber ejecutado varios eventos y estás en búsqueda de mejora, ojalá que alguno de los puntos tratados te haya sumado ideas de que hacer (o que NO hacer).

Si has identificado algo importante que te parece positivo compartir, deja tu comentario: seguramente ayudará a otras personas para hacer más y mejores eventos en línea.

¡Gracias por leer! ¡Estamos en contacto!