[Entrevista] Office 365 | Espacios de trabajo y colaboracion optimizados para trabajo en Equipo – Experiencia de Algeiba IT

A mediados de 2017 un importante multimedios de la Argentina necesitaba una solución a sus problemas de comunicaciones unificadas, mensajería y trabajo en equipo.

Estos problemas estaban relacionados, fundamentalmente, con el poco espacio de almacenamiento disponible en sus instalaciones, versiones deprecadas de software y, por sobre todas las cosas, insatisfacción del cliente interno.

En esta entrevista a Emiliano Estevez y Santiago Yañez te vamos a contar como Algeiba IT, empresa Argentina, ayudó a un importante multimedios con tecnología en la nube de Microsoft Office 365

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Contexto

Este importante multimedio de la Argentina, que tiene sede en zona Norte, es uno de los más grandes de Argentina desde su fundación en 1870. A mediados de 2017, la empresa detectó que la escalabilidad de su infraestructura de mensajería, comunicaciones unificadas y trabajo en equipo estaba teniendo problemas. ¿Por qué? Por diversas razones, y en esta publicación te contamos la experiencia que tuvo Algeiba IT con productos y servicios Microsoft para ayudarlo.

Entrevista

¿Qué hacer cuando una organización como este importante multimedios tiene insatisfacción interna con las herramientas que el Equipo de IT provee para el trabajo diario?

SANTIAGO: Es vitar un relevamiento (assesstment) efectivo, sincero que nos permita entender más allá de lo tecnológico qué problemas debemos ayudarlos a solucionar y en qué orden de prioridad. Por ejemplo, en este caso puntual, el mayor desafío no era tecnológico, sino de clima interno: los colaboradores necesitaban (y estaban pidiendo a gritos) herramientas y entornos de trabajo más colaborativos. Por eso, antes de pensar en servidores, almacenamiento, procesamiento de datos, debíamos pensar en cómo dar entregables iterativos e incrementales de forma tal que el públicio (usuarios internos) sientan que el Equipo de IT de la empresa los acompañaba y entendía.

Así fue que después de algunas reuniones Algeiba recomendó explorar la migración de su plataforma a una solución en la nube, teniendo en cuenta tecnologías como Exchange Online, Sharepoint Online, Skype for Business y algunas mas del paquete Microsoft Office 365.

¿Cuáles eran los principales desafíos del proyecto?

EMILIANO: Había varios desafíos: a) la organización contaba con muy poco espacio de almacenamiento para cada cuenta de correo electrónico (~1 GB), algo que en 2017 parece ya impensado; b) la disponibilidad de los servicios de correo electrónico en los últimos años fue muy baja (se registraron, puede que existan más, más de 40 horas de interrupción en los últimos 12 meses); c) el almacenamiento disponible para los sitios de Intranet estaba en estado crítico y encontrar un archivo allí era una misión imposible.

¿Qué hicieron desde Algeiba para llegar a una propuesta de nube y elegir Office 365 como solución?

SANTIAGO: Acompañar al cliente y mostrarle fortalezas y debilidades de la suite comparada con sus competidores, puntualmente Google Apps con G-Suite. Fundamentalmente, desde Algeiba siempre pregonamos un concepto claro: “La nube es un habilitador de negocios el cual en muy corto plazo hace que el cliente vea valor agregado de la tecnología en su negocio”, y esto era fundamental para nuestro cliente y su ecosistema.

EMILIANO: Office 365 resultó ser la solución ideal para nuestro cliente en este proyecto en particular, debido a que se integra transparentemente en sus capacidades de autenticación y autorización con la infraestructura pre-existente de Active Directory Domain Services. Además de esto, y gracias a la aplicación de metodología ágil de Algeiba IT para la entrega de proyectos, entre Julio y Octubre de 2017 (solo 4 meses de trabajo efectivo) se logró la implementación de una solución de correo electrónico híbrida y la migración de más del 90% de los buzones existentes en el cliente. Del mismo modo, pudimos migrar en una forma automatizada más del 80% de los sitios de SharePoint Server hacia la versión online del producto, utilizando software de ShareGate y configuraciones muy simples de listas y flujos de SharePoint. Finalmente, y aprovechando la integración simple de Microsoft Teams con el resto de Office 365 Suite, pudimos crear espacios de trabajo ágiles que fueron aceptados con éxito por todos usuarios.

¿Es posible resolver esta problemática siempre en tan poco tiempo?

EMILIANO: No, no siempre es posible. Si bien las tecnologías de Office 365, como así también los procesos y procedimientos ágiles de Algeiba facilitan mucho el trabajo, es necesario contar con un Equipo de Trabajo integrado al cliente para acelerar muchas cosas, como por ejemplo la adopción. La gestión de cambio es fundamental en este tipo de proyectos.

¿Qué le dirían a un profesional de IT de una empresa que tiene un problema similar y está leyendo esta nota?

SANTIAGO: Antes que nada, que no se apresure. Es vital poder hacer un relevamiento lo suficientemente profundo y ágil como para entender el 360 de la situación actual. Por otro lado, que no descarte ningún escenario y preferentemente que evalúe escenarios híbridos de espacios de trabajo productivos, espacios que puedan compartir información on-premises y en la nube sorteando las regulaciones existentes (privadas como públicas). Y por último, que en este tipo de proyectos, la gestión de cambio y experiencia del usuario final es fundamental para garantizar su éxito.

EMILIANO: Y, por supuesto, ¡que desde Algeiba IT estamos para ayudarlo!

Muchas gracias a Emiliano Estevez y Santiago Yañez por compartir sus experiencias con nosotros. Los datos del cliente fueron ocultados por motivos de privacidad.